{"id":6537,"date":"2023-06-22T17:20:05","date_gmt":"2023-06-22T17:20:05","guid":{"rendered":"https:\/\/www.codesaperu.com\/blog\/?p=6537"},"modified":"2023-06-22T17:22:54","modified_gmt":"2023-06-22T17:22:54","slug":"7-beneficios-y-3-procesos-para-digitalizar-documentos-en-un-negocio","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.codesaperu.com\/blog\/7-beneficios-y-3-procesos-para-digitalizar-documentos-en-un-negocio\/","title":{"rendered":"7 beneficios y 3 procesos para digitalizar documentos en un negocio"},"content":{"rendered":"<h4>Digitalizar documentos puede ayudarte a organizar documentos, facturas o registros del personal.<\/h4>\n<p>Si tienes una enorme colecci\u00f3n de documentos, facturas, registros del personal, documentos fiscales y otros montones de cosas que simplemente no puedes organizar f\u00e1cilmente, digitalizar documentos puede ayudarte.<\/p>\n<p>Como resumen inicial te podemos decir que digitalizar documentos te ayuda a eliminar el desorden y te da acceso a todos los registros que hasta ahora ten\u00edas en archivadores en papel, lo cual te har\u00e1 aumentar la productividad. Pero no solo eso. La digitalizaci\u00f3n de todo esa cantidad de papel con datos te va a ofrecer al menos 7 beneficios que vamos a ver a continuaci\u00f3n. Te explicaremos tambi\u00e9n cuales son los 3 principales procesos que necesitar\u00e1s hacer si quieres iniciar un proyecto de digitalizaci\u00f3n por tus propios medios.<\/p>\n<h3>\u00bfCu\u00e1les son los beneficios de digitalizar documentos?<\/h3>\n<ul>\n<li><b>Ahorro de tiempo.\u00a0<\/b>En lugar de tener que buscar el documento que necesitas en los archivadores de tu oficina, podr\u00e1s localizarlo f\u00e1cilmente con tu ordenador en cuesti\u00f3n de segundos.<\/li>\n<li><b>Todos los documentos importantes localizados.<\/b>\u00a0Digitalizar documentos y tenerlos todos almacenados en un servidor, que incluso puede estar en la nube, te impide tener el peligro de perder un documento importante. Cuando tienes cajas de documentos importantes movi\u00e9ndose de oficina en oficina, la posibilidad de p\u00e9rdida eventual de documentos es mucho m\u00e1s alta.<\/li>\n<li><b>Ahorro de espacio.<\/b>\u00a0Trabajar en una oficina totalmente llena de documentaci\u00f3n puede ser estresante. Si tienes montones de documentos y desorden por todos los lados, eso har\u00e1 que disminuya el flujo de trabajo, y eso hace que todo sea m\u00e1s dif\u00edcil de gestionar.<\/li>\n<li><b>Gesti\u00f3n de registros optimizada<\/b>. Digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor posibilita que la gesti\u00f3n de los registros se haga mucho m\u00e1s simple. Puedes obtener cualquier informaci\u00f3n en cuesti\u00f3n de segundos, eliminar copias duplicadas y mantener un alto nivel de seguridad con control de versiones y mucho m\u00e1s.<\/li>\n<li><b>Recuperaci\u00f3n ante desastres.<\/b>\u00a0La mayor\u00eda de las empresas no piensan que un desastre pueda afectarles. Sin embargo, \u00bfqu\u00e9 ocurre si pasa lo peor? Si hubiera un incendio, como ocurri\u00f3 hace unos a\u00f1os en el\u00a0edificio Windsor, todos los registros que mantienes dentro de la empresa en archivadores desaparece. Y esto es devastador para cualquier negocio. Trabajando con un sistema de gesti\u00f3n documental en la nube, tu empresa puede ponerse en marcha de nuevo al d\u00eda siguiente, aunque tengas que hacerlo en otras oficinas. Empresas muy importantes que ten\u00edan su sede en ese edificio, pudieron seguir trabajando al d\u00eda siguiente desde otras sedes gracias a que ten\u00edan la documentaci\u00f3n digitalizada y a salvo en servidores fuera de esas oficinas.<\/li>\n<li><b>Imposible olvidar un documento importante<\/b>. Alguna vez has olvidado un documento importante en tu casa despu\u00e9s de llev\u00e1rtelo para preparar una reuni\u00f3n. \u00a0Digitalizar documentos y mantenerlos en un servidor online \u00a0evitar\u00e1n que esto pueda ocurrir.<\/li>\n<li><b>Ahorro de dinero.\u00a0<\/b>Dependiendo de cu\u00e1ntos registros tengas, puede ser costoso digitalizar todos los documentos de la empresa. Pero \u00bfqu\u00e9 pasa despu\u00e9s de esto? A partir de ah\u00ed no tienes que gastar dinero en espacio de almacenamiento y los empleados ahorran tiempo valioso tratando de encontrar documentos mal archivados. Y todo el mundo sabe que el tiempo es dinero.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Los 3 pasos del proceso de digitalizar documentos<\/h3>\n<p>Si decides digitalizar documentos con tus propios medios, tienes que saber que hay una forma \u00f3ptima de hacerlo. Estos son los tres principales pasos recomendados para un proyecto de digitalizaci\u00f3n de documentaci\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li><b>Preparaci\u00f3n.<\/b>\u00a0El primer paso es el proceso de preparar la documentaci\u00f3n. Cuando preparas la documentaci\u00f3n para digitalizarla, quieres estar seguro de que todo los papeles son separados para que puedan ser pasados por el esc\u00e1ner de forma correcta. No puede haber grapas, clips o post it, ya que quieres estar seguro de que no pasan dos p\u00e1ginas juntas. Tambi\u00e9n querr\u00e1s asegurarte de que todas las p\u00e1ginas est\u00e1n lisas y planas, para que las arrugas no impidan que el papel pase por el esc\u00e1ner o que \u00e9ste se atasque. Por \u00faltimo, necesitar\u00e1s expurgar toda aquella documentaci\u00f3n que no tiene sentido digitalizar por tratarse de papeles sin informaci\u00f3n o no relevantes. Una vez que todas las p\u00e1ginas est\u00e1n separadas, puedes ponerlas en una caja como archivo limpio para pasar a introducirla en el esc\u00e1ner.<\/li>\n<li><b>Escaneado.<\/b>\u00a0El siguiente paso en el que debes enfocarte para digitalizar documentos es el de escanear. Ten en cuenta que el proceso de exploraci\u00f3n por parte del esc\u00e1ner puede llevar algo de tiempo para completarse debido a que toda la informaci\u00f3n debe de cargarse en el servidor. Convendr\u00eda tener un esc\u00e1ner de alto rendimiento que haga ese trabajo en fracciones de segundo en lugar de segundos. Tambi\u00e9n se puede contratar un\u00a0servicio externo\u00a0para ayudarte a digitalizar documentos r\u00e1pidamente y ahorrar tiempo y esfuerzo en tener que hacerlo por ti mismo.<\/li>\n<li><b>Indexaci\u00f3n<\/b>. Una vez que todos los documentos est\u00e1n escaneados en el sistema, o mientras se est\u00e1n escaneando otros, se puede iniciar el proceso de indexaci\u00f3n para asegurarte de que toda la documentaci\u00f3n est\u00e1 organizada de la manera que deseas. Se deben organizar los documentos de manera que tenga sentido para el negocio, y guardarlos de una manera que se pueda reconocer en cualquier otro momento. El proceso de indexaci\u00f3n, si es muy manual, puede llegar a ser el m\u00e1s costoso de todo el proceso ya que puede requerir personal especializado para reconocer cada uno de los tipos de documentos que se est\u00e1n digitalizando y decidir la tipificaci\u00f3n que se le debe dar a cada uno de ellos.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Conclusi\u00f3n<\/h3>\n<p>Digitalizar documentos puede suponer grandes beneficios para tu empresa, pero si decides iniciar un proyecto de digitalizaci\u00f3n por tus propios medios, debes tener en cuenta los tres pasos principales y sopesar si vas a poder hacerlo con tus propios medios o es mejor contratar los servicios de una empresa especializada.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Digitalizar documentos puede ayudarte a organizar documentos, facturas o registros del personal. 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